04.12.2022

Процедура на договаряне на услуги при проекти за трансгранично сътрудничество

Автор: Таня Димитрова


Конкурентна процедура на договаряне за договори за услуги

Бенефициентът, в ролята му на Възложител, кани най-малко трима кандидати по свой избор да представят оферти. В края на процедурата Възложителят избира офертата, отговаряща на техническите изисквания, и предлагаща икономически най-изгодна цена.

В разглеждания в настоящата разработка проект ВП – ОА Ямбол прилага този тип процедура при избора на изпълнител за „Организация за защита, проектиране и реставрация на исторически обект в с. Воден, община Болярово, България”. Процедурата е организирана на 3 лота, включващи:

Лот 1: Теренно археологическо проучване и геодезическо заснемане и цифров модел на Средновековен манастир (Воден, България);

Лот 2: Проект за реставрация и консервация Средновековен манастир (Воден, България);

Лот 3: Проект за изграждане на археологически лагер край (Воден, България).

Тръжна документация:

Съгласно Ръководството (PRAG) процедурата може да се приложи чрез използване на опростени тръжни документи. Тръжните документи, които описват с достатъчно подробности процедурите и очакванията от кандидатите са описани в анекс В8о. „Опростено тръжно досие” (“Simplified tender dossier”)[1].

Публикация:

При конкурентна процедура на договаряне за договори за услуги не се изисква публикация. Бенефициентът в качеството му на възложител кани най-малко 3 кандидати да представят оферти. В конкретния случай за подаване на оферти ОА бяха поканени 3 фирми, избрани след предварително направено проучване.

Представяне на оферти:


[1]  http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Поканените участници имаха 30 дневен срок за представяне на техните оферти.

Предвид изискванията на Ръководството за изпълнение на проекти[1], за участие в провеждането на конкурентната процедура по договаряне бяха поканени наблюдатели от програмните структури (СТС и УО). Програмните структури не изпратиха представители за наблюдаване на процеса.

Критерии за подбор

При договор за услуги – какъвто е разглеждания пример – подборът се извършва на базата на сравнение между цената и техническото качество на получените оферти. Офертата, която осигурява най-висока стойност на парите (икономически най-изгодна оферта) се избира за сключване на договор, като се използва съотношение 20 % цена и 80 % техническо качество.

Стъпки за подбор

  1. Получаване и регистрация на офертите

ОА Ямбол регистрира получените оферти в електронната деловодна система, като маркира дата и час на получаване, като на външните пликове се номерират по реда на получаване. Пликовете, съдържащи офертите, остават запечатани и се съхраняват на сигурно място в деловодството до отварянето им.

  1. Подготвителна среща

Прегледът и оценката на офертите се извършва от Оценителна комисия, съставена съгласно изискванията на Ръководството за изпълнение на проекти[2] и PRAG. Оценителната комисия се назначава от ВП / ПП в качеството им на възложители и състои от Председател и Секретар – без право на глас, и нечетен брой членове с право на глас (минимум трима). В конкретния пример комисията е съставена от 5 души, от които 3 членове с право на глас с председател – ръководителя на проекта и заместник областен управител. Определянето на членовете на Комисията става от Възложителя на основата на техните квалификации (като се прилагат CV), и всеки член трябва да използва свободно


[2] Ръководство за изпълнение на проекти по ИПП – ТГС България – Турция, стр. 27

[3] Пак там, стр.21

английски език, тъй като това е езикът на процедурата. Всички членове подписват Декларации за безпристрастност и конфиденциалност[1].

Първата среща на Оценителната комисия комитет се провежда преди сесията по отваряне на офертите. Председателят представя целта на търга, процедурата, която трябва да се следва, включително таблицата за оценка и критериите за подбор и избор.

III. Сесия по отваряне на офертите

Сесията по отваряне на офертите е официален, публичен процес, като въпреки това участието в нея е ограничено до представители на фирми, подали оферти. Оценителната комисия комитет отваря офертите публично, на мястото и в часа, определени в тръжното досие. По време на сесията се попълва Лист за проверка при отваряне на офертите (B9: Tender opening checklist[2]) от Председателя със съдействието на Секретаря на комитета.

Председателят проверява дали членовете на комитета нямат потенциален конфликт на интереси с някой от кандидатите.

За конкретната процедура, която разглеждаме, е попълнен Лист за проверка при отваряне на офертите.

Оценителната комисия трябва да провери пълнотата на офертите и да реши дали те съответстват на формалните изисквания на тръжното досие. Съответствието на всяка от офертите с тези изисквания се описва в Резюме на получените оферти.

След това се попълва Доклад от отваряне на офертите – анекс В10[3] (Приложение 7. Конкурентна процедура на договаряне: Доклад от отваряне на офертите).

  1. Оценяване на офертите

Като част от техническата оценка, Оценителната комисия анализира търговските аспекти и компонента услуги на офертите, за да определи дали те отговарят на поставените изисквания.


[4] annex A4: Declaration of Impartiality and Confidentiality on the web-page:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

[5] аnnex B9: Tender opening checklist http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

[6] анекс В10, http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

В конкретната процедура, търгът е разделен на лотове и оценката се извърши лот по лот. (Приложение 8. Конкурентна процедура на договаряне: Оценителен доклад)

При съгласие с членовете, Председателят може да се свърже писмено с кандидатите, чиито предложения изискват разяснения, предлагайки им възможност да отговорят в разумен срок, определен от Комитета. В конкретния случай Председателят не счете за необходимо да го направи поради съществените пропуски в две от офертите и кратките срокове за реакция.

Част 1: Проверка на административното съответствие

Оценителният комитет проверява съответствието на офертите с инструкциите, дадени в тръжното досие и таблицата за административно съответствие. Всяка значителна грешка или пропуск, които могат да се отразят върху изпълнението на договора, водят до отхвърляне на съответната оферта.

В конкретния пример за две от офертите е констатирано, че липсват съществени изискуеми документи (автобиографии, финансови документи и други). В този случай, съгласно разпоредбите на PRAG и на Ръководството, Оценителната комисия взема решение да не продължи с тяхното разглеждане.

Тук може да се формулира още една особеност на изпълнението и управлението на проекти, финансирани по Инструменти за предприсъединителна подготовка, а именно: дори и при наличието само на една оферта, отговаряща на формалните изисквания на процедурата се продължава с нейното разглеждане и оценка, за разлика от действащия към съответния момент Закон за обществените поръчки, в който за някои от случаите това беше недопустимо, а и при проверки от Сметна палата се счита за сериозен пропуск.

Таблицата за административно съответствие, включена в Тръжното досие, се използва, за да се опише административното съответствие на всяка от офертите.

Част 2: Техническа оценка

След това Оценителният комитет проверява техническите оферти; на този етап финансовите оферти трябва да останат запечатани. При оценка на техническите оферти всеки член на Оценителния комитет дава на всяка оферта оценка до 100 точки в съответствие с таблицата за техническа оценка, включен в тръжното досие.

Препоръчва се офертите да се оценяват по даден критерий една след друга, а не една оферта да се оцени по всички критерии, и след това да се пристъпи към оценка на следващата оферта. Когато дадена оферта не съответства или значително се отклонява от изискванията и критериите, офертата автоматично се отхвърля, без да й се дава оценка, като това се обосновава в Оценителския доклад.

Всеки член с право на глас попълва таблица за оценка, в която записва оценката на всяка техническа оферта, за да даде обща оценка на силните и  слабите страни на отделните оферта. Форматът, който трябва да се използва за Таблицата за оценка, е В12.

При приключване на техническата оценка точките, присъдени от всеки член се сравняват, като освен цифрова оценка се дава и обосновка и причини за тях.

Оценителната комисия обсъжда всяка техническа оферта и всеки член определя крайна оценка. Членовете могат да променят своята индивидуална оценка в резултат на дискусията.

След дискусията всеки член на комисията завършва оценката си за всяка техническа оферта и я подписва, след което я предава на Секретаря на Оценителната комисия. След това Секретарят трябва да попълни резюме на коментарите на членовете като част от Доклада за оценка.

В случай на значителни различия е необходимо да се даде обосновка от съответните членове на Комисията. Секретарят калкулира финалните оценки, които са средно аритметично от индивидуалните финални оценки. След определяне на крайните оценки Оценителната комисия отхвърля офертите, които са получили по-малко от 80 точки. Ако няма оферта над 80 точки, търгът се прекратява. Измежду офертите, получили 80 и повече точки, най-добрата от тях получава 100 точки. Точките на останалите оферти се изчисляват по формулата:

Техническа оценка = (Крайната оценка на съответната техническата оферта / крайната оценка на най-добрата техническа оферта) х 100.

Тъй като в конкретната тръжна процедура е останала само една оферта за оценяване, процесът протича по-лесно.

Част 3: Финансова оценка

След приключване на техническата оценка, се отварят пликовете, съдържащи финансовата оферта на кандидатите, които не са елиминирани по време на техническата оценка, и оригиналите на тези финансови оферти се инициализират от Председателя и Секретаря на комисията. Оценителната комисия проверява дали финансовите оферти отговарят на формалните изисквания. Ако някоя не отговаря, може да бъде отхвърлена. Всяко отхвърляне на тази база трябва ясно да бъде обосновано в Доклада за оценка.

Комисията проверява за липса на аритметични грешки финансовите оферти. Ако има такива, те се отстраняват без последствия за кандидата. Пликовете с финансови оферти на отхвърлените оферти от техническата оценка трябва да останат запечатани и да се съхранят и архивират заедно с останалите документи от тръжната процедура.

В конкретния случай, финансовите оферти на двете отстранени фирми останаха неразпечатани.

Принципно Оценителната комисия продължава със сравняване на финансовите оферти. Офертата с най-ниска цена получава 100 точки, а останалите получават точки по следната формула:

Финансова оценка=(най-ниска цена/цена на съответната оферта)х100

Тъй като в конкретната тръжна процедура е останала само една оферта за оценяване, процесът е протекъл по-лесно.

Крайната оценка на всяка от допуснатите оферти се формира при използване на съотношението:

Крайна оценка = Техническа оценка х 0,80 + Финансова оценка х 0,20

В конкретния случай има една оферта, отговаряща на изискванията, и Оценителната комисия е излязла с предложение за сключване на договор с фирмата, която е представила тази оферта.

Цялата процедура (техническа и финансова оценка) се описва в Оценителния доклад. Докладът се подписва от Председателя, Секретаря и всички членове с право на глас.

VI.Уведомяване и подписване на договор

Успелият и неуспелите кандидати се информират за резултатите от оценката (форматът е наличен на сайта на PRAG). Успелият кандидат се кани за подписване на договор, като проекто-договорът е включен в тръжната документация

В конкретната разглеждана тръжна процедура за изпълнител на дейностите по трите лота е избран кандидатът „Фондация Созопол” (юридическо лице с нестопанска цел).

2.3.2.2. Поръчки на основата на една оферта (до 10 000 евро)

По процедурата с една оферта Бенефициентът – ВП или ПП в ролята на Възложител – кани един кандидат да подаде оферта. Офертите обикновено се подават като се използва опростена тръжна процедура. Накрая на процедурата Възложителят проверява дали офертата отговаря на изискванията в случай на услуги, или е технически съответстваща в случай на доставки и строителни работи.

Съгласно Ръководството за изпълнение на проекти дори и при процедура с една оферта е силно препоръчително Бенефициентът да използва тръжна документация, като тя трябва да описва с достатъчно подробности процедурите и очакванията от кандидата.

Както е описано по-горе (точка 4.2.) при планирането и реализацията на конкретния разглеждан проект и като се има предвид неголемия му общ бюджет преимуществения вид тръжни процедури са от типа „процедура за избор на изпълнител на услуги с една оферта”, тъй като са за услуги при максимален бюджет до 10 000 Евро.

Изискването за прилагане на опростена тръжна процедура за избор на изпълнител с една оферта представлява друга важна особеност на изпълнението на проекти за трансгранично сътрудничество със страни извън ЕС. Това означава, че се следват същите изисквания както при конкурентен подбор – тръжна документация, включваща всички описани в предходната точка документи, на английски език, като единствената разлика е, че се разглежда само една оферта. В допълнение, не е за пренебрегване и факта, че турските партньори по подобни проекти, имат много малък, а в повечето случаи – никакъв опит, за прилагане изискванията на PRAG. Което от своя страна изисква допълнителни усилия от страна на българския партньор в оказване на помощ за подготовка на тръжните процедури.

Тези аспекти трябва внимателно да се предвидят и тяхното влияние да се оцени предварително, за да се стигне до едно успешно изпълнение на проектите.

В изпълнение на проекта водещият партньор – Областна администрация Ямбол провежда 4 процедури за избор на изпълнител на услуги с една оферта (както е описано в т.4.2.). По-долу са представени принципните стъпки, следвани при провеждането на тези процедури, като в приложения са дадени основни документи от изпълнението на една от процедурите.

Процедура с една оферта за Договори за услуги

Тръжни документи:

Основните тръжни документи включват всички документи, описани в анекс В8: Стандартно тръжно досие (включително договор), като може да се използват и опростени тръжни документи – Анекс В8о. Опростено тръжно досие[1].

При процедура с една оферта от кандидата се изискват минимум следните документи:

  • Организация и методология;
  • Финансова оферта (в отделен запечатан плик);
  • CVs на ключовите експерти;
  • Форма за подаване на оферта, включително клетвена декларация на кандидата и декларации за наличност и изключителност на предлаганите експерти;
  • Копие от регистрацията на кандидата.

В случай на по-леки договори, като договори за превоз, отпечатване или подобни, изискванията за представяне на CV на ключовите експерти могат да бъдат заменени с „референции за кандидата за подобни изпълнени договори”. В този случай трябва да бъде разработен формуляр – таблица, която да е включена в документацията, и съответно тръжната документация да бъде променена. В конкретния проект тази възможност не е използвана.


[7] Annex B8o: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm

Условия (Terms of reference)

Това е основния документ в тръжното досие за Договори за услуги. Описва всички подробности за съответната услуга, включително типа и броя експерти и всякакви други приноси и очакваните резултати от договора. Важно е те да са описани достатъчно подробно, за да се избегнат проблеми при изпълнението на договора. Условията на търга (ToR) могат да бъдат разработени като се ползва стандартните документи (анекс В8). За илюстриране на този документ в приложенията е включен този документ, разработен за един от търговете. (Приложение 9. Процедура с една оферта: Условия на търга ToR)

За търг с една оферта не се изисква публикация.

Подаване на оферти:

Обикновено се дават 15 дни за подаване на оферти.

Процедура за избор на изпълнител при търг с една оферта:

Процесът на избор при търг с една оферта по дефиниция не се състои от сравняване на няколко оферти, а по-скоро оценка дали получената оферта съответства на основните технически изисквания, описани в тръжното досие. Изборът се извършва от Оценителна комисия с минимум 2 члена, които са определени от бенефициента (като Възложител). На основата на стандартния формат Възложителят разработва таблица за оценка[1].

В таблицата за оценка се включват основните елементи от офертата: организация и методология, ключови експерти и други. За разлика от предходно описаната конкурентна процедура, в този случай вместо оценка на отделните елементи се отбелязва ПРИЕТ или НЕПРИЕТ. Единствено ако получената оферта е оценена като цяло като ПРИЕМЛИВА, се предлага сключване на договор. При изпълнението на конкретния проект са разработени съответни Таблици за оценка за всяка от четирите процедури от този тип (Приложение 10. Процедура с една оферта: Таблица за оценка на търг).


[8] B12: Evaluation grid, http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm

PHP Code Snippets Powered By : XYZScripts.com